Assistance à maitrise d’ouvrage
Comment réussir un cahier des charges fonctionnel ?
De notre point de vue, il est essentiel de bien identifier les acteurs qui vont participer à la rédaction et auprès desquels il sera nécessaire de recueillir les besoins. Ces personnes seront choisies en fonction de leur capacité à identifier et à définir des besoins, ainsi qu’à se projeter dans l’avenir. Il s’agit de personnes qui ont une vue constructive des améliorations qu’il serait souhaitable d’apporter par rapport au fonctionnement actuel.
Bien entendu, ces utilisateurs représentatifs de leurs métiers devront pouvoir dégager le temps nécessaire pour non seulement exprimer des besoins mais également relire des comptes rendus de réunion, lire le cahier des charges et le valider.
Le recueil des besoins est pratiquement un métier en soi. En effet, les utilisateurs ont souvent besoin d’être guidés et la compréhension de leurs besoins doit être constamment vérifiée. Pour cela, diverses techniques peuvent être utilisées comme par exemple :
- comparaisons par rapport à ce qui se fait chez des confrères,
- workflow,
- schémas,
- maquettes d’écrans,
- Etc.
Dans le cadre de l’expression des besoins, il arrive parfois que certains besoins exprimés soient contradictoires. Il est dans ce cas très utile de pouvoir disposer d’un représentant des utilisateurs qui dispose du pouvoir de décision en cas de désaccord entre les utilisateurs.
Pour le démarquer des cahiers des charges techniques, le cahier des charges qui décrit les besoins est parfois également appelé "Cahier des charges fonctionnel". Cette caractérisation ne doit cependant pas faire oublier tous les autres types de besoins.
En ce qui concerne les besoins, il ne s’agit pas bien entendu que des besoins fonctionnels. Il est essentiel de traiter également de nombreux autres besoins tels que par exemple les besoins en matière de performances, d'ergonomie ou de sécurité.
La qualité des écrits est bien entendu fondamentale dans le cadre de la rédaction du cahier des charges. Le cahier des charges se doit d’être limpide et sans ambigüité. Pour ce faire, il sera agrémenté d’exemples à chaque fois que possible. A ce sujet, AMJ recommande d’établir notamment une charte rédactionnelle qui servira de guide tout au long de la rédaction du cahier des charges.
La présentation générale est aussi importante, elle doit être jolie et agréable et donner envie au lecteur de lire le document. En aucun cas elle doit rebuter le lecteur.
Il ne faut pas non plus confondre le quoi et le comment. En effet, le cahier des charges tout en étant très structuré doit refléter le besoin métier de l’utilisateur (le quoi). Il ne doit pas exposer des solutions informatiques (le comment) mais des besoins fonctionnels ou métiers.
Certains pièges sont aussi à éviter, il est essentiel de ne pas non plus tomber dans le syndrome de la recherche de la cible fonctionnelle parfaite qui conduit souvent à définir une usine à gaz. Il convient donc de savoir procéder à des arbitrages lorsque nécessaire afin de ne pas trop complexifier les besoins.
Même s’il est important qu’il soit précis et relativement complet, le cahier des charges n’est pas non plus une spécification fonctionnelle détaillée et il convient de savoir s’arrêter au bon moment pour passer à sa validation.
La validation du cahier des charges est un acte très délicat mais particulièrement important. En effet, les cahiers des charges sont souvent des documents volumineux et peu agréables à lire. L’expérience montre qu’ils sont souvent validés sans être réellement lus ce qui peut s’avérer catastrophique pour le projet. Pour que les cahiers des charges soient lus les utilisateurs doivent disposer d’un temps de validation et la clarté du document contribue aussi largement à sa lisibilité. Le fait de solliciter les utilisateurs pour une signature manuscrite constitue un acte d’engagement fort qui contribue à une réelle validation.
Enfin, il ne faut toutefois pas confondre la réussite du cahier des charges avec la réussite d’un projet qui sont deux éléments liés mais très différents.
