La qualité au service du projet

La gestion budgétaire est aujourd’hui devenue un élément incontournable afin de piloter l’activité d’une entreprise. La gestion repose sur la prévision : faire de la gestion budgétaire dans une entreprise, c’est faire de la gestion prévisionnelle. En effet, prévoir, c’est à la fois évaluer l’avenir et le préparer, prévoir c’est déjà agir.

Le budget est la synthèse formalisée et chiffrée qui traduit sur une période, généralement d’un an, les ressources, les plans d’action, et les résultats attendus, en ligne avec les objectifs à moyen terme de l’organisation.

Le budget doit découler d’une synthèse entre la réalité quotidienne et les orientations stratégiques de l’entreprise. Ces dernières peuvent notamment inclure les prévisions de positionnement des produits/prestations de l’entreprise face au marché, ainsi que ses objectifs économiques.

De plus, les budgets doivent être réactualisés au moins une fois par an, souvent en milieu d’année, afin de tenir compte de la situation économique et des résultats du premier semestre.

Afin de définir au mieux le plan budgétaire à mettre en place au sein d’une entreprise, il est nécessaire de se projeter sur les résultats escomptés, en partant du principe qu’un plan budgétaire est composé de prévisions de ventes, de frais généraux, d’investissements et de trésorerie, qui sont elles-mêmes découpées en plusieurs lignes budgétaires. En effet, il est préférable de réaliser en premier lieu une maquette des états souhaités. Cela permet de :

  • visualiser au mieux les différents axes de restitution envisagés,
  • s’assurer de la complétude des lignes budgétaires par rapport au plan souhaité.

Dans ce cadre, il est conseillé de définir avec soin la granularité des lignes budgétaires. Ces dernières doivent être notamment cohérentes avec l’organisation de l’entreprise. La granularité doit également être dimensionnée de façon à optimiser le pilotage de l’activité de l’entreprise.

De ce fait, il convient de limiter le nombre de lignes budgétaires, afin de :

  • faciliter la maintenance du plan budgétaire (notamment la mise à jour des prévisions),
  • obtenir uniquement l’information utile et nécessaire.

Il est également primordial de déterminer le type de gestion budgétaire souhaité, en fonction des résultats à obtenir :

  • lignes budgétaires basées sur des regroupements de comptes comptables,
  • lignes budgétaires basées sur des croisements entre des regroupements de comptes comptables et des regroupements de centres analytiques.

Il est à noter que ces deux modèles budgétaires peuvent être utilisés en parallèle. Toutefois, dans ce cas, il convient de s’interroger sur l’intérêt réel de cette solution, en comparant la charge de travail nécessaire et les résultats obtenus.

En termes de codification des lignes budgétaires, cette dernière doit faire l’objet d’une étude approfondie. Cette codification permet de déterminer notamment le nombre de caractères requis pour chaque critère d’analyse au sein d’une ligne budgétaire.

Dans ce cadre, il est préférable d’avoir recours à un logiciel de gestion afin de mettre en place un plan budgétaire, ce qui permet notamment une saisie sécurisée des données et d’automatiser la restitution des états budgétaires, qui sont souvent édités mensuellement. Ces états permettent de comparer les résultats prévus et réalisés pour chaque ligne budgétaire.

Cette solution permet d’éviter l’utilisation de tableurs de type Excel, qui induisent des ressaisies et recopies de données génératrices de risques d’erreurs et consommatrices de temps.