La qualité au service du projet

Il est important au sein d’une entreprise d’être en mesure de contrôler l’encours de ses clients. En effet, cela permet d’éviter certaines commandes de produits ou prestations (qui donneront lieu à des livraisons ou à des réalisations de services), qui ne seront en définitive pas réglées.

Toutefois, cela induit une certaine réactivité, qui est notamment rendue possible par la mise en place au sein d’un logiciel de gestion d’un système de contrôle de l’encours clients. Afin d’effectuer cette mise en place, plusieurs étapes doivent être respectées. Elles sont décrites ci-après.

Dans un premier temps, il convient de renseigner pour chaque client un montant de découvert limite autorisé, qui peut être calculé en fonction de divers critères, dont notamment le montant de commandes mensuel du client ainsi que ses délais moyens de règlement théoriques et réels.

Ensuite, il s’agit de déterminer le mode de gestion du blocage des commandes clients en cas de dépassement du découvert limite autorisé de ces derniers. Ces modes de gestion sont généralement les suivants :

  • déblocage par mot de passe,
  • pas de déblocage.

En pratique, lorsqu’une commande client est saisie dans le logiciel de gestion commerciale, ce dernier compare le découvert limité autorisé du client avec son encours actuel, qui correspond généralement au montant des factures non réglées. L’encours peut dans certains cas être majoré par le montant des bons de livraison non facturés.

Dans le cas où l’encours du client est supérieur à son découvert autorisé, la commande client est bloquée. Elle peut alors être éventuellement débloquée par la saisie d’un mot de passe.