La qualité au service du projet

La traçabilité des produits est selon le type d’article soit une obligation règlementaire, soit une nécessité en termes de suivi (par exemple pour le SAV).

La traçabilité d’un produit consiste à suivre l’évolution de celui-ci lors des différentes étapes du processus d’achat/vente/stocks :

  • entrée en stock (via un bon de livraison fournisseur),
  • sortie de stock (via un bon de livraison client),
  • transfert de dépôt (d’un dépôt à un autre),
  • retour client,
  • retour fournisseur.

La gestion de la traçabilité est souvent effectuée sur Excel, ce qui peut générer des incohérences ainsi qu’une perte de productivité.

Les avantages de gérer la traçabilité dans un logiciel de gestion commerciale sont les suivants :

  • connaître les étapes suivies par un produit donné (ou un ensemble de produits) depuis son entrée dans l’entreprise jusqu’à sa sortie,
  • localiser rapidement des produits défectueux,
  • assurer la fiabilité des informations sur les produits (numéros de série),
  • identifier un ensemble de produits avec un identifiant commun (numéros de lot).

La traçabilité peut être mise en place de 2 façons différentes dans une gestion commerciale. Celles-ci peuvent être complémentaires au sein d’une même entreprise :

  • numéros de série,
  • numéros de lot.

La gestion des numéros de série permet d’identifier chaque produit avec un numéro unique au sein du stock, soit généré par le logiciel, soit saisi manuellement. Par exemple, c’est le cas pour du matériel informatique (ordinateurs, imprimantes, etc.).

La gestion des numéros de lot permet de regrouper divers produits sous un même numéro. Par exemple, c’est le cas pour des lots de produits alimentaires ou pharmaceutiques. En effet, ces derniers nécessitent un suivi rigoureux, notamment en cas de lots non conformes.

Ainsi, un produit donné, suivi en numéro de lot ou de série, conserve ce numéro tout au long du processus d’achat/vente. Ce numéro est éditable sur tous les documents commerciaux correspondants, dont notamment les :

  • bons de livraison fournisseurs,
  • bons de livraison clients,
  • bons de transfert de dépôt,
  • factures.

Lors de la livraison au client, chaque produit sorti du stock est associé automatiquement à un numéro de série/lot défini par le logiciel de gestion commerciale en fonction de méthodes prédéterminées. En général, la méthode FIFO – first in first out – est utilisée. Dans ce cas, les produits sont sortis du stock par le logiciel en fonction de leur ordre d’entrée en stock. De plus, la valorisation de sortie des articles du stock est déterminée en fonction du coût des articles les plus anciens.