La qualité au service du projet

Les produits gérés en stock au sein de l’entreprise sont les biens qui sont destinés à être revendus, selon un cycle d’achat-vente.

Ce n’est pas le cas des biens destinés à être conservés dans l’entreprise dans le cadre d’une utilisation interne (biens immobilisés ou consommés, en fonction de leur coût).

Il est préférable que la gestion des stocks soit suivie dans un logiciel. En effet, cela permet notamment :

  • le rattachement d’indicateurs à chaque produit suivi en stock : stock minimum, stock maximum,
  • le réapprovisionnement automatique des produits en fonction du stock minimum,
  • la gestion de l’inventaire avec calcul automatique des écarts et génération automatique des mouvements d’ajustement correspondants,
  • la restitution d’états d’inventaire et de valorisation des stocks.

L’objectif de la gestion des stocks consiste à diminuer les coûts de stockage, tout en disposant d’un niveau de stock nécessaire permettant d’éviter les ruptures de stocks.

Pour ce faire, il s’agit de définir les indicateurs de suivi, dont les principaux sont décrits ci-après :

  • stock minimum : valeur définie pour chaque produit. Il s’agit de la quantité minimum à ne pas dépasser afin de ne pas se retrouver confronté à une éventuelle rupture de stock (en tenant compte des délais d’approvisionnement),
  • stock maximum : valeur définie pour chaque produit. Cette quantité est déterminée en fonction du coût de stockage du produit, ainsi que de l’espace de stockage disponible.

La quantité en stock à terme pour un produit peut être calculée de plusieurs manières. Nous retiendrons ici une des plus courantes, soit la quantité résultant du calcul suivant : quantité totale des commandes clients (en tenant compte des dates de livraison) + stock minimum – quantité en stock réelle – quantité totale des commandes fournisseurs (en tenant compte des dates de livraison).

Lorsque la quantité en stock à terme d’un produit devient inférieure au stock minimum déterminé pour ce produit, une commande d’achat est nécessaire. Généralement, cette commande est passée auprès du fournisseur principal indiqué dans la fiche produit. De ce fait, le logiciel propose automatiquement la création de pré commandes d’achat auprès de fournisseurs pré définis. Ces derniers sont toutefois modifiables au sein des commandes.

Les quantités à commander proposées par le logiciel sont calculées notamment en fonction du stock maximum de chaque produit, afin de ne pas dépasser ce dernier.

En ce qui concerne la gestion de l’inventaire, elle est facilitée au sein d’un logiciel de gestion. En effet, le logiciel propose la quantité réelle théorique pour chaque produit. Il suffit donc de saisir les écarts avec la quantité physique constatée dans le dépôt. Ensuite, des états de restitution permettent de contrôler ces écarts. Le logiciel est alors en mesure de créer automatiquement les mouvements de stock relatifs aux écarts constatés pour chaque produit.

Le logiciel permet également l’édition d’états de valorisation des stocks, suivant plusieurs méthodes de calcul, dont notamment :

  • le coût moyen pondéré : cette méthode est la plus couramment utilisée. En effet, elle permet d’obtenir un coût lissé dans le temps. Elle correspond donc à une moyenne, qui est recalculée après l’enregistrement de chaque bon de livraison fournisseur,
  • la méthode FIFO (first in first out) : cette méthode s’applique uniquement aux produits qu’il est possible de suivre unitairement au sein du stock, soit les produits disposant d’un numéro de série ou de lot. Dans ce cas, la valorisation de sortie des articles du stock est déterminée en fonction du coût des articles les plus anciens.