La qualité au service du projet

Les logiciels de gestion, et plus particulièrement la gestion commerciale, doivent être adaptés à chaque entreprise, en fonction de ses besoins spécifiques. Ces adaptations sont notamment indispensables en ce qui concerne les formats d’édition des documents commerciaux :

  • commandes fournisseurs,
  • bons de livraison clients,
  • factures clients,
  • etc.

En effet, ces derniers ne sont jamais identiques d’une société à l’autre. Afin de réaliser ces adaptations, il est nécessaire au préalable d’identifier chaque champ figurant dans les formats d’édition, ainsi que les règles de calcul associées.

Ensuite, il convient de déterminer au sein de la base de gestion commerciale si ces champs existent. Dans le cas contraire, de nouveaux champs, qui seront nommés informations libres, doivent être créés. Ces champs peuvent être liés aux articles, aux clients ou aux mouvements  (en-têtes ou lignes).

Il est important de bien définir dans laquelle de ces tables les champs seront créés. En effet, cela possède des impacts significatifs en termes de règles de gestion.

Par exemple, un champ correspondant à une section analytique peut être rattaché soit à un article, soit à un mouvement de vente.

Dans le premier cas, ce champ ne peut être modifié lors de la saisie d’une facture client (par exemple), étant donné qu’il est lié à un article.

Dans le second cas, il peut être modifié lors de la saisie de chaque facture client (par exemple).

Aucune de ces deux possibilités n’est considérée comme étant plus satisfaisante que l’autre. Il s’agit simplement de bien mesurer l’impact de la définition des règles de gestion relatives à chaque champ.

Enfin, il est conseillé d’éviter de multiplier le nombre de formats de documents commerciaux en fonction des cas possibles. Par exemple, si plusieurs formats de factures clients semblent nécessaires, il est préférable de recourir à un seul format de facture regroupant les cas possibles grâce à des formules de calcul.

Par exemple, dans le cas de factures en plusieurs langues, il est tout à fait possible d’indiquer des conditions permettant d’éditer ces documents en français ou en anglais

De ce fait, pour chaque client, les factures sont éditées dans la langue souhaitée.