Un planning, mais pour quoi faire ?
Le planning !
Qui dit planning dit tenue du planning. Voilà une charge de travail que je vois souvent supprimée ou trop fortement réduite dans bon nombre de projets. Mais au fait, à quoi ça sert un planning ?
Bien souvent le chef de projet (expérimenté) sur des projets de taille moyenne a en tête les tâches à mener et le besoin d’un planning ne se fait pas nécessairement ressentir.
Il est donc bien entendu possible de mener à bien un projet sans pour autant faire un planning.
Cela est principalement lié à la taille du projet et aux risques que l’on accepte de prendre sur le projet.
Dans la catégorie casse-cou (du genre saut du grand canyon à moto), il y a ceux qui réussissent et ceux qui y laissent leur peau. L’expérience montre que ceux qui réussissent sont justement ceux qui vont le mieux préparer et planifier leur action afin d’anticiper les risques et de les prévenir. Et bien dans les projets informatiques, c’est un peu pareil.
Les bonnes questions à se poser
En effet, l’élaboration d’un planning oblige à se projeter dans le futur, à réfléchir aux tâches à mener ce qui amène naturellement des questions :
- untel a-t-il bien été prévenu des tâches qu’il va devoir réaliser ?
- les ressources disponibles sont-elles suffisantes ?
- les ressources sont-elles sous occupées, sur occupées ?
- avons-nous bien l’ensemble du budget associé aux tâches ?
- l’absence de X sur telle période a-t-elle été intégrée ?
- pour mener telle tâche je vais avoir besoin de telle autre tâche qui n’était pas prévue ?
- les délais impartis sont-ils réalistes ?
- manque-t-il des tâches ?
- etc…
Rien que l’exercice de création d’un planning est déjà riche d’enseignement en matière de gestion prévisionnelle d’un certain nombre de risques.
Un outil de communication
Le planning est aussi , il permet de partager la vision des travaux à réaliser avec l’ensemble des intervenants. Il permet à chacun de visualiser ce qu’il doit faire, de vérifier si des tâches n’ont pas été oubliées et si tout le monde a confiance dans le fait de mener à bien les tâches dans les délais prévus.
Avec le planning vient la gestion prévisionnelle des ressources et charges associées. Il est essentiel de pouvoir suivre régulièrement le taux d’occupation prévisionnel des ressources. Le problème ici est qu’il est souvent tentant pour bon nombre de personnes de ne pas vouloir connaître l’occupation prévisionnelle des ressources. A court terme, il est bien plus facile de ne pas se poser de questions sur les problèmes potentiels plutôt que de faire face à la réalité. Dans le meilleur des cas, les ressources concernées vont alerter. Bien souvent, il n’y a pas d’alerte par rapport aux surcharges de travail et ça dégénère car il est trop tard.
L’autre avantage du planning est qu’il permet de suivre l’avancement des tâches. En effet, tout dérapage est susceptible de remettre en cause la date de fin.
Le suivi du planning sera d’autant plus fréquent que l’on va approcher des phases critiques du projet telles que la mise en production par exemple. Plus on approche de la mise en production, plus chaque intervenant doit être en phase avec ses tâche et plus les dérapages potentiels doivent être rapidement détectés pour être corrigés. C’est un peu comme un avion qui s’apprête à atterrir et qui intensifie son échange avec la tour de contrôle à l’approche de la piste.
Enfin, il permet de visualiser immédiatement les impacts d’un dérapage (ou d’une avance) de tâche et de prévenir les personnes concernées.
Bien sûr cette gestion de planning à un coût qui est directement proportionnel au nombre de tâche, de ressources et à la fréquence de mise à jour.
Le planning est donc un instrument de pilotage essentiel et indispensable à partir d’une certaine taille de projets. Inutile de préciser que cet instrument n’est certainement pas Excel.