La reprise de données

La reprise de données constitue une des étapes les plus délicates au sein d’un projet d’implémentation d’un logiciel de gestion. En effet, elle doit souvent être réalisée très rapidement juste avant le démarrage d’un projet. De plus, elle est susceptible de reporter ce démarrage, en cas de problèmes bloquants, ce qui entraîne des coûts supplémentaires.

Or, il arrive très souvent que cette phase pose des problèmes, soit :

• bloquants, du fait de données impossibles à reprendre,
• consommateurs de charges supplémentaires non prévues (chez le prestataire en charge de la reprise et chez l’entreprise elle-même), en raison de la complexité de la reprise de données, qui a été identifiée trop tard par les acteurs en charge de cette dernière.

Ces problèmes sont principalement dus à l’analyse, qui n’est pas toujours réalisée de façon exhaustive. En effet, il est nécessaire lors de cette phase de mettre en parallèle tous les champs de données du logiciel source avec les mêmes champs au sein du logiciel de destination. Bien entendu, cela nécessite au préalable d’avoir identifié ces champs au sein du nouveau logiciel, soit via l’utilisation de champs existants, soit via la création de nouveaux champs. Or, pour cela, la compréhension du mode de fonctionnement du logiciel source est indispensable.

Jeux de tests

A partir du moment où cette analyse a été réalisée, il s’agit de réaliser en premier lieu un test avec un volume de données peu important (par exemple, 10 % des données à reprendre).

Cela permet d’identifier les principales anomalies, et de les corriger rapidement. Ce test doit avoir lieu au moins 1 à 2 mois avant la reprise complète des données. La date du test est déterminée en fonction du volume des données, ainsi que du délai prévisionnel de correction des anomalies rencontrées.

Ensuite, en fonction de l’importance de ces dernières, un second test peut être programmé.

Ces tests permettent notamment :

• de s’assurer que la reprise des données se déroulera dans les meilleures conditions,
• de prévoir précisément la durée de la reprise des données.

Dans le cas où des statistiques sont générées dans le logiciel source, il s’agit de procéder aux éditions correspondantes, puis de contrôler dans le logiciel de destination que les données restituées au sein des nouveaux états sont identiques.