Rédaction cahier des charges informatique

Comment réussir un cahier des charges fonctionnel ?

Du recueil des besoins au cahier des charges

Design d'interface

De notre point de vue, il est essentiel de bien identifier les acteurs qui vont participer à la rédaction du cahier des charges et auprès desquels il sera nécessaire de recueillir les besoins. Ces personnes seront choisies en fonction de leur capacité à identifier et à définir des besoins, ainsi qu’à se projeter dans l’avenir. Il s’agit de personnes qui ont une vue constructive des améliorations qu’il serait souhaitable d’apporter par rapport au fonctionnement actuel.

Bien entendu, ces utilisateurs représentatifs de leurs métiers devront pouvoir dégager le temps nécessaire pour non seulement exprimer des besoins mais également relire des comptes rendus de réunion, lire le cahier des charges et le valider.

Le recueil des besoins est pratiquement un métier en soi. En effet, les utilisateurs ont souvent besoin d’être guidés et la compréhension de leurs besoins doit être constamment vérifiée. Pour cela, diverses techniques peuvent être utilisées comme par exemple :

  • comparaisons par rapport à ce qui se fait chez des confrères,
  • workflow,
  • schémas,
  • maquettes d’écrans,
  • Etc.

Dans le cadre de l’expression des besoins, il arrive parfois que certains besoins exprimés soient contradictoires. Il est dans ce cas très utile de pouvoir disposer d’un représentant des utilisateurs qui dispose du pouvoir de décision en cas de désaccord entre les utilisateurs.

« Fonctionnel… »

Pour le démarquer des cahiers des charges techniques, le cahier des charges qui décrit les besoins est parfois également appelé « Cahier des charges fonctionnel ». Cette caractérisation ne doit cependant pas faire oublier tous les autres types de besoins.

En ce qui concerne les besoins, il ne s’agit pas bien entendu que des besoins fonctionnels. Il est essentiel de traiter également de nombreux autres besoins tels que par exemple les besoins en matière de performances, d’ergonomie ou de sécurité.

La qualité des écrits est bien entendu fondamentale dans le cadre de la rédaction du cahier des charges. Le cahier des charges se doit d’être limpide et sans ambigüité. Pour ce faire, il sera agrémenté d’exemples à chaque fois que possible. A ce sujet, AMJ recommande d’établir notamment une charte rédactionnelle qui servira de guide tout au long de la rédaction du cahier des charges.

La présentation générale est aussi importante, elle doit être jolie et agréable et donner envie au lecteur de lire le document. En aucun cas elle doit rebuter le lecteur.

Il ne faut pas non plus confondre le quoi et le comment. En effet, le cahier des charges tout en étant très structuré doit refléter le besoin métier de l’utilisateur (le quoi). Il ne doit pas exposer des solutions informatiques (le comment) mais des besoins fonctionnels ou métiers.

Les pièges à éviter

Certains pièges sont aussi à éviter, il est essentiel de ne pas non plus tomber dans le syndrome de la recherche de la cible fonctionnelle parfaite qui conduit souvent à définir une usine à gaz. Il convient donc de savoir procéder à des arbitrages lorsque nécessaire afin de ne pas trop complexifier les besoins.

Même s’il est important qu’il soit précis et relativement complet, le cahier des charges n’est pas non plus une spécification fonctionnelle détaillée et il convient de savoir s’arrêter au bon moment pour passer à sa validation.

La validation du cahier des charges est un acte très délicat mais particulièrement important. En effet, les cahiers des charges sont souvent des documents volumineux et peu agréables à lire. L’expérience montre qu’ils sont souvent validés sans être réellement lus ce qui peut s’avérer catastrophique pour le projet. Pour que les cahiers des charges soient lus les utilisateurs doivent disposer d’un temps de validation et la clarté du document contribue aussi largement à sa lisibilité. Le fait de solliciter les utilisateurs pour une signature manuscrite constitue un acte d’engagement fort qui contribue à une réelle validation.

Enfin, il ne faut toutefois pas confondre la réussite du cahier des charges avec la réussite d’un projet qui sont deux éléments liés mais très différents.

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Comment décrire un besoin ou comment rédiger un cahier des charges ?

Le cahier des charges

Fondations3

Bien entendu, les utilisateurs peuvent exprimer leurs besoins comme ils le souhaitent. Cependant le document qui servira de référence en la matière correspondra au cahier des charges.

La phase de rédaction du cahier des charges correspond en quelques sortes à la phase dans laquelle sont posées les fondations du projet.

Les phases qui suivent le cahier des charges visent à construire le projet à partir des éléments qui ont été définis dans le cahier des charges. Le contenu du cahier des charges est en ce sens tout particulièrement important.

En effet, l’expérience montre que plus les erreurs produites dans le cahier des charges sont détectées tardivement dans les phases qui suivent, plus leur correction à un coût élevé.

Il est clair que dans la construction d’un pont ou d’un immeuble, il coûte très cher de corriger un défaut dans les fondations lorsque les ouvriers sont en train de faire les finitions ou la toiture.

L’expérience montre également que les descriptions de fonctions souffrent facilement de très nombreux maux lorsqu’elles ne sont pas écrites de façon professionnelle et structurée comme par exemple :

  • manque de clarté,
  • ambiguïtés,
  • absence de traçabilité,
  • manque de cohérence,
  • oublis,
  • etc..

Le cahier des charges se doit également d’être précis. Lorsqu’il existe des imprécisions qui subsistent à l’issue du cahier des charges et des spécifications (ce qui arrive parfois), cela se transforme souvent en source de litige.

La maîtrise d’ouvrage aura tendance à dire « C’était évident ». L’expérience montre cependant que rien n’est évident.

Exemple :

Dans un projet de base documentaire, nous avions demandé un moteur de recherche avancée qui selon le cahier des charges devait permettre des recherches sur mot clés.

Dans la première livraison, le moteur permettait des recherches sur mots clés à condition de tous les saisir dans l’ordre où ils avaient été saisis lors du dépôt du document dans la base. Inutile de préciser que c’était inutilisable.

Dans la seconde livraison, il n’était possible de saisir qu’un seul mot clé dans la zone de mots clés du moteur de recherche avancée. Cette version était déjà mieux mais plutôt très limitée pour un moteur de recherche dit « avancé ».

Enfin, la troisième version fut la bonne.

Le bon équilibre

Bien entendu, le cahier des charges ne doit pas tout préciser. Il ne faut pas non plus tomber dans le syndrome de l’excès de précisions qui risque d’être trop consommateur de temps et de budget. En effet, dans les projets, la hiérarchie attend des résultats concrets et de façon « rapide ». Passer trop de temps sur la phase de cahier des charges agace souvent assez vite les managers, ce qui peut conduire dans certains cas à l’abandon du projet avec pertes et fracas.

La rédaction d’un cahier des charges repose de plus sur un savoir faire qui couvre plusieurs domaines :

  • savoir cadrer le besoin (objectifs, périmètre,…),
  • savoir le recueillir,
  • savoir le comprendre,
  • savoir trouver le bon niveau de détail,
  • savoir le formaliser.

Qualité

Enfin, étant donné que le cahier des charges va devoir servir de référence (lors de la phase de recette) pour vérifier si les besoins ont bien été pris en compte et si la qualité est assurée, il doit prendre en compte les grands critères de qualité des logiciels décrits dans la norme ISO 9126 (maintenant intégrée dans la famille des normes ISO 25000).

Autant dire que les risques de défauts dans les fondations des projets sont nombreux si le cahier des charges ne tient pas compte des éléments qui précèdent. Dans la pratique, il est considéré que 80% des problèmes rencontrés dans les applications trouvent leur origine dans la phase de rédaction du cahier des charges (ITIL).

De plus, tous les référentiels de qualité s’accordent pour dire que la qualité se forge le plus en amont possible des projets.

Bien entendu, pour permettre de produire un cahier des charges de qualité qui soit en mesure de servir de fondations aux projets, AMJ a produit un référentiel méthodologique complet qui détaille chacun de ces aspects. De la même façon qu’il existe des techniques pour construire les fondations d’une maison, il existe aussi des techniques pour élaborer les fondations d’un projet.

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Assistance à maîtrise d’ouvrage

Assistance à maîtrise d'ouvrage

Vous avez besoin d’assistance dans la mise en place de vos systèmes d’information ? Le pôle consulting d’AMJ GROUPE vous propose une assistance à maîtrise d’ouvrage (AMOA).

La raison d’être de cette activité est d’assister la Maîtrise d’ouvrage face à la Maîtrise d’œuvre dans les domaines suivants :

Les différentes prestations d’assistance à maîtrise d’ouvrage (AMOA)

A ce titre, AMJ GROUPE assure les entretiens et réunions de groupes de travail nécessaires pour permettre de recueillir les besoins. A l’issue de chaque entretien/ réunion, un compte rendu est rédigé. Il est ensuite soumis à la validation des participants et contribue à l’élaboration du recueil des besoins. A partir de l’analyse de ces éléments et des divers documents récupérés AMJ GROUPE, assure la rédaction du cahier des charges.

Les divers documents sont rédigés dans le respect de la charte de rédaction d’AMJ GROUPE. Par ailleurs les tâches sont exécutées conformément à la démarche d’assistance à maîtrise d’ouvrage d’AMJ GROUPE.

Une fois validé, ce document sert notamment de base à l’élaboration des cas de test qui seront utilisés lors de la recette. AMJ GROUPE rédige ainsi le cahier de recette et peut ensuite effectuer tout ou partie de l’exécution des cas de recette.

Si besoin, AMJ GROUPE peut prendre en charge la rédaction de la documentation utilisateurs. A ce stade et compte tenu de la connaissance fonctionnelle d’AMJ GROUPE, nous prenons généralement aussi en charge les formations des utilisateurs.

En parallèle, AMJ GROUPE peut également assurer le suivi et pilotage de l’ensemble du projet pour le compte de la maîtrise d’ouvrage.

Enfin, AMJ GROUPE peut assurer la communication et la conduite du changement auprès des utilisateurs concernés.

Nous pouvons cibler notre intervention sur un domaine particulier comme par exemple la rédaction de cahier des charges ou de cahiers de recette. Nous pouvons également couvrir l’ensemble des travaux de type assistance à maitrise d’ouvrage : du recueil des besoins à la recette en incluant une participation au pilotage de vos projets.

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