Comptabilité

Réussir l’analyse d’implémentation d’un progiciel

L’analyse relative à l’implémentation d’un logiciel de gestion constitue l’étape la plus importante au sein de ce type de projet. En effet, elle décrit précisément la façon dont l’application sera paramétrée afin de répondre aux besoins fonctionnels de l’entreprise.

De manière générale, les fonctions du logiciel existant doivent être reprises pour la plupart au sein du nouveau logiciel. Afin de s’assurer que cela est effectivement le cas, il convient donc en premier lieu d’obtenir une bonne compréhension du mode de fonctionnement du logiciel existant.

Ensuite, une check-list des sujets à aborder lors de l’analyse doit être préparée par avance. Elle doit inclure l’ensemble des fonctionnalités en vigueur dans le logiciel existant, ainsi que les fonctions incluses dans le nouveau logiciel.

Le rapport d’analyse

Cette analyse est formalisée au sein d’un rapport, qui doit être soumis à l’entreprise pour validation. Cette validation est essentielle pour les raisons suivantes :

  • le rapport d’analyse constituera alors le document de référence, sur lequel chacun des intervenants du projet s’appuiera,
  • ce rapport permettra de disposer d’une ligne directrice claire valable pour la suite du projet,
  • il permettra de définir précisément le planning d’intervention et les charges imputables à chaque acteur du projet.

Le rapport d’analyse nécessite un cadre précis, afin de s’assurer que tous les sujets ont bien été évoqués. En effet, un des écueils les plus classiques dans un projet est bien souvent l’ajout de fonctionnalités ou de flux de données, qui avaient été oubliées lors de la phase d’analyse.

Cela conduit inévitablement à des décalages en termes de planning, ainsi qu’à des charges supplémentaires non budgétées.

Le rapport d’analyse doit être découpé de manière claire, de façon à ce qu’il soit compréhensible et sans ambiguïté. Il est dans ce cadre préférable de disposer d’un modèle par type de logiciel. Par exemple, en ce qui concerne l’implémentation d’une application de gestion commerciale,  le découpage du document en ce qui concerne les fichiers de base peut être effectué de la façon suivante :

  • gestion des fichiers de base
  • gestion des articles,
  • gestion des clients,
  • gestion des fournisseurs,
  • gestion des tarifs de vente,
  • gestion des tarifs d’achat.

Construire son analytique

La gestion analytique

La gestion analytique est aujourd’hui devenue un élément incontournable afin de piloter l’activité d’une entreprise.

Auparavant, les entreprises se contentaient souvent de démultiplier les comptes au sein de leur plan comptable afin de réaliser une gestion pseudo-analytique. Cela avait pour effet de disposer d’un plan composé d’une multitude de comptes et pouvait générer les problèmes suivants :

  • suivi analytique long et fastidieux par regroupement des totaux de comptes,
  • suivi de la balance des comptes complexe.

Actuellement, il est acquis que la comptabilité analytique doit être séparée de la comptabilité générale, de par la création d’axes analytiques, composés de centres analytiques. Ainsi, lors de la saisie des mouvements, pour chaque compte général utilisé en analytique, un ou plusieurs centres analytiques sont renseignés, de manière manuelle ou automatique, selon les paramétrages effectués.

Les comptes généraux utilisés en analytique sont généralement les comptes de charges et produits. En effet, une analyse sur l’ensemble de ces comptes permet de faire ressortir des résultats selon les critères souhaités (service, affaire, etc.).

Afin de définir au mieux l’analytique à mettre en place au sein d’une entreprise, il est nécessaire de se projeter sur les résultats escomptés. En effet, il est préférable de réaliser en premier lieu une maquette des états souhaités. Cela permet de :

  • visualiser au mieux les différents axes de restitution envisagés,
  • effectuer le tri parmi ces axes analytiques, afin de conserver les axes les plus pertinents,
  • regrouper les critères analytiques qui peuvent être associés, en tenant compte des contraintes des applications de gestion existantes. Par exemple, dans le cas où un axe analytique serait composé de 2 critères (département/service), il convient de s’assurer que les éditions dans les différentes applications de gestion de l’entreprise sont en mesure d’effectuer des regroupements et sous-totaux suivant l’un ou l’autre de ces critères.

Cela permet d’éviter l’erreur classique consistant à vouloir gérer trop d’axes analytiques (par exemple, par service, par projet, par zone géographique, etc.). Cela rend la saisie des mouvements très lourde et, de plus, ces informations ne s’avèrent pas toutes utiles pour l’entreprise.

L’imputation

Une fois que les axes analytiques ont été déterminés, il s’agit de s’assurer que la saisie des centres analytiques au sein des différentes applications de gestion soit possible dans tous les cas de figure. Par exemple, pour certains comptes de charges, il n’est pas toujours possible d’imputer directement une facture d’électricité sur un centre analytique donné. Il est alors  nécessaire d’effectuer une répartition suivant divers critères pré déterminés, ce qui peut s’avérer complexe. Dans ce cas, il est parfois préférable de gérer certains axes analytiques uniquement sur des comptes de ventes.

Il s’agit également de s’assurer que l’analytique choisie soit compatible avec toutes les applications de gestion concernées (paie, gestion commerciale, comptabilité immobilisations). Dans ce cas, une étude doit être réalisée dans le but d’une harmonisation de l’analytique au sein de celles-ci. Cette étude doit notamment aborder le sujet de la codification, qui doit tenir compte des contraintes relatives à chaque application.

En termes de codification analytique, il convient d’ajouter qu’elle doit faire l’objet d’une analyse approfondie. Celle-ci permet de déterminer notamment le nombre de caractères requis pour chaque critère d’analyse au sein d’un axe analytique (par exemple : 3 caractères pour le département et 2 caractères pour le service).

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