Planning

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Réussir l’analyse d’implémentation d’un progiciel

L’analyse relative à l’implémentation d’un logiciel de gestion constitue l’étape la plus importante au sein de ce type de projet. En effet, elle décrit précisément la façon dont l’application sera paramétrée afin de répondre aux besoins fonctionnels de l’entreprise.

De manière générale, les fonctions du logiciel existant doivent être reprises pour la plupart au sein du nouveau logiciel. Afin de s’assurer que cela est effectivement le cas, il convient donc en premier lieu d’obtenir une bonne compréhension du mode de fonctionnement du logiciel existant.

Ensuite, une check-list des sujets à aborder lors de l’analyse doit être préparée par avance. Elle doit inclure l’ensemble des fonctionnalités en vigueur dans le logiciel existant, ainsi que les fonctions incluses dans le nouveau logiciel.

Le rapport d’analyse

Cette analyse est formalisée au sein d’un rapport, qui doit être soumis à l’entreprise pour validation. Cette validation est essentielle pour les raisons suivantes :

  • le rapport d’analyse constituera alors le document de référence, sur lequel chacun des intervenants du projet s’appuiera,
  • ce rapport permettra de disposer d’une ligne directrice claire valable pour la suite du projet,
  • il permettra de définir précisément le planning d’intervention et les charges imputables à chaque acteur du projet.

Le rapport d’analyse nécessite un cadre précis, afin de s’assurer que tous les sujets ont bien été évoqués. En effet, un des écueils les plus classiques dans un projet est bien souvent l’ajout de fonctionnalités ou de flux de données, qui avaient été oubliées lors de la phase d’analyse.

Cela conduit inévitablement à des décalages en termes de planning, ainsi qu’à des charges supplémentaires non budgétées.

Le rapport d’analyse doit être découpé de manière claire, de façon à ce qu’il soit compréhensible et sans ambiguïté. Il est dans ce cadre préférable de disposer d’un modèle par type de logiciel. Par exemple, en ce qui concerne l’implémentation d’une application de gestion commerciale,  le découpage du document en ce qui concerne les fichiers de base peut être effectué de la façon suivante :

  • gestion des fichiers de base
  • gestion des articles,
  • gestion des clients,
  • gestion des fournisseurs,
  • gestion des tarifs de vente,
  • gestion des tarifs d’achat.

Un planning, mais pour quoi faire ?

Le planning !

Moto1

Qui dit planning dit tenue du planning. Voilà une charge de travail que je vois souvent supprimée ou trop fortement réduite dans bon nombre de projets. Mais au fait, à quoi ça sert un planning ?

Bien souvent le chef de projet (expérimenté) sur des projets de taille moyenne a en tête les tâches à mener et le besoin d’un planning ne se fait pas nécessairement ressentir.

Il est donc bien entendu possible de mener à bien un projet sans pour autant faire un planning.

Cela est principalement lié à la taille du projet et aux risques que l’on accepte de prendre sur le projet.

Dans la catégorie casse-cou (du genre saut du grand canyon à moto), il y a ceux qui réussissent et ceux qui y laissent leur peau. L’expérience montre que ceux qui réussissent sont justement ceux qui vont le mieux préparer et planifier leur action afin d’anticiper les risques et de les prévenir. Et bien dans les projets informatiques, c’est un peu pareil.

Les bonnes questions à se poser

En effet, l’élaboration d’un planning oblige à se projeter dans le futur, à réfléchir aux tâches à mener ce qui amène naturellement des questions :

  • untel a-t-il bien été prévenu des tâches qu’il va devoir réaliser ?
  • les ressources disponibles sont-elles suffisantes ?
  • les ressources sont-elles sous occupées, sur occupées ?
  • avons-nous bien l’ensemble du budget associé aux tâches ?
  • l’absence de X sur telle période a-t-elle été intégrée ?
  • pour mener telle tâche je vais avoir besoin de telle autre tâche qui n’était pas prévue ?
  • les délais impartis sont-ils réalistes ?
  • manque-t-il des tâches ?
  • etc…

Rien que l’exercice de création d’un planning est déjà riche d’enseignement en matière de gestion prévisionnelle d’un certain nombre de risques.

Un outil de communication

Le planning est aussi , il permet de partager la vision des travaux à réaliser avec l’ensemble des intervenants. Il permet à chacun de visualiser ce qu’il doit faire, de vérifier si des tâches n’ont pas été oubliées et si tout le monde a confiance dans le fait de mener à bien les tâches dans les délais prévus.

Avec le planning vient la gestion prévisionnelle des ressources et charges associées. Il est essentiel de pouvoir suivre régulièrement le taux d’occupation prévisionnel des ressources. Le problème ici est qu’il est souvent tentant pour bon nombre de personnes de ne pas vouloir connaître l’occupation prévisionnelle des ressources. A court terme, il est bien plus facile de ne pas se poser de questions sur les problèmes potentiels plutôt que de faire face à la réalité. Dans le meilleur des cas, les ressources concernées vont alerter. Bien souvent, il n’y a pas d’alerte par rapport aux surcharges de travail et ça dégénère car il est trop tard.

L’autre avantage du planning est qu’il permet de suivre l’avancement des tâches. En effet, tout dérapage est susceptible de remettre en cause la date de fin.

Le suivi du planning sera d’autant plus fréquent que l’on va approcher des phases critiques du projet telles que la mise en production par exemple. Plus on approche de la mise en production, plus chaque intervenant doit être en phase avec ses tâche et plus les dérapages potentiels doivent être rapidement détectés pour être corrigés. C’est un peu comme un avion qui s’apprête à atterrir et qui intensifie son échange avec la tour de contrôle à l’approche de la piste.

Enfin, il permet de visualiser immédiatement les impacts d’un dérapage (ou d’une avance) de tâche et de prévenir les personnes concernées.

Bien sûr cette gestion de planning à un coût qui est directement proportionnel au nombre de tâche, de ressources et à la fréquence de mise à jour.

Le planning est donc un instrument de pilotage essentiel et indispensable à partir d’une certaine taille de projets. Inutile de préciser que cet instrument n’est certainement pas Excel.

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Conseil en informatique et systèmes d’information

Le conseil en organisation et systèmes d’information fait partie des toutes premières activités de AMJ GROUPE depuis la création de la société en 1986.

Aujourd’hui, nous assistons nos clients aussi bien dans leurs choix stratégiques en matière d’organisation et de systèmes d’information que dans la formalisation de leurs besoins, soit en maîtrise d’ouvrage soit en maîtrise d’œuvre.

Nous sommes principalement reconnus pour nos compétences dans le domaine de l’assistance à maitrise d’ouvrage et en particulier pour ce qui est des études d’opportunités, rédactions de cahiers des charges, assistance au pilotage de projets et recette. Domaines sur lesquels notre capitalisation depuis 20 ans nous apporte un réel savoir-faire que nous vous ferons partager. Nos méthodes d’intervention adaptées au contexte de nos clients et l’approche pragmatique de nos consultants expérimentés nous permettent de vous assurer le succès de nos missions. Par ailleurs, notre indépendance vis-à-vis de tout fournisseur de matériels et logiciels nous permet de vous garantir la totale objectivité de nos travaux et recommandations..

De façon plus ponctuelle, nous intervenons également dans d’autres domaines tels que la sécuritél’audit, les sélections de progiciels ainsi que les schémas directeurs et la rationalisation des systèmes d’information,

Nos prestations en matière de sécurité sont principalement tournées vers la rédaction de procédures, les PCA/ PRA ainsi que les cellules de crises et analyses de risques.

Enfin, nous intervenons dans le domaine de l’intégration de progiciels de façon générale mais avec des compétences plus spécifiques sur la gamme des produits SAGE.

Notre savoir faire est basé sur notre expérience mais pour chacun de ses domaines d’application respectifs il tient bien entendu aussi compte de l’état de l’art en la matière comme par exemple ITIL, l’IEEE 830, SWEBOK, COBIT,…. Les démarches éléborées par AMJ-groupe au fil de son expérience restent avant tout pratiques, opérationnelles et adaptables.

Nos clients sont essentiellement des grands comptes du secteur privé et public avec quelques PME.

Notre indépendance vis à vis des constructeurs et des éditeurs de logiciels ainsi que notre connaissance des organisations, renforcées par notre approche globale des architectures, nous permet d’orienter vos choix vers une meilleure intégration de vos objectifs d’entreprise. Ceci vous permettra de mieux rentabiliser et optimiser vos investissements informatiques, ce qui reste notre préoccupation première.

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