PME

LinkedInFacebookTwitterEmailCopy Link

Le traitement des commandes clients dans Microsoft Dynamics CRM

Le processus de traitement des commandes clients dans Microsoft Dynamics CRM est notamment composé des étapes suivantes :

  • opportunité : vente prévisionnelle,
  • devis : offre envoyée à un prospect,
  • commande : devis signé.

Le processus de vente peut éventuellement comporter une étape de facturation. Cependant, cette dernière est plutôt réalisée dans un logiciel de gestion commerciale.

En effet, Microsoft Dynamics CRM n’est pas considéré comme un outil de gestion financière à part entière. De manière générale, il est couplé avec un progiciel permettant de gérer le domaine financier. Dans ce cas, une interface doit être mise en place entre le logiciel Microsoft Dynamics CRM et le logiciel de gestion commerciale qui héberge les factures.

Etape 1 – opportunité : vente prévisionnelle

La première étape du processus de commande client est matérialisée la plupart du temps par la création d’une opportunité dans l’outil Microsoft Dynamics CRM.

Une opportunité possède tout d’abord le statut « ouvert ». Elle est alors modifiable.

Lorsqu’elle est fermée, l’opportunité possède le statut « conclu » ou « perdu », en fonction du résultat de la vente. Dans ce cas, elle n’est plus modifiable.

Cependant, l’opportunité est susceptible d’être rouverte. Elle est alors de nouveau modifiable.

Etape 2 – devis : offre envoyée à un prospect

La deuxième étape du processus de commande client correspond généralement au devis. Le devis reprend l’opportunité créée précédemment en incluant obligatoirement des informations relatives aux produits et aux prix associés.

En effet, un devis est un document informant un prospect des conditions tarifaires relatives à une opportunité de vente.

Pour ce faire, les tarifs doivent être gérés soit :

  • dans Microsoft Dynamics CRM,
  • dans un outil externe, duquel les informations tarifaires sont extraites vers Microsoft Dynamics CRM.

Etape 3 – commande : devis signé

Suite à l’acceptation du devis par le client, la commande associée peut être créée par le commercial. Elle peut être générée automatiquement à partir du devis accepté. Dans ce cas, la commande reprend toutes les données du devis d’origine. La commande est alors rattachée à l’opportunité et au prospect d’origine.

Les commandes doivent comporter les informations suivantes :

  • données d’expédition,
  • coordonnées de facturation,
  • articles,
  • tarifs.

Catégories : Blog, Progiciels

La documentation commerciale dans Microsoft Dynamics CRM

La documentation commerciale de Microsoft Dynamics CRM est une base de référence comportant les informations relatives aux ventes d’une société.

L’équipe des commerciaux a ainsi la possibilité d’accéder aux données commerciales suivantes :

  • documentation,
  • remises,
  • structures de prix,
  • articles,
  • brochures.

La documentation commerciale est susceptible d’être reliée à une campagne marketing. Cela peut être utile afin d’associer une documentation telle qu’une brochure marketing à la campagne de lancement d’un produit dans Microsoft Dynamics CRM.

Il est également possible de joindre des fichiers à une documentation commerciale :

  • fichiers Microsoft Office Word,
  • fichiers .PDF,
  • etc.

De plus, la documentation commerciale peut être rattachée à des produits au sein d’un catalogue. Ce rattachement peut être effectué de par l’association de cette dernière à une opportunité par le biais des produits associés à celle-ci.

Par ailleurs, il importe de s’interroger sur l’utilisation conjointe de la documentation commerciale de Microsoft Dynamics CRM et de Microsoft Office Sharepoint. En effet, ces deux outils permettent de gérer celle-ci.

En termes de fonctions relatives à la gestion de la documentation commerciale, les différences essentielles entre les deux logiciels sont les suivantes :

  • liaison d’une documentation commerciale à des enregistrements CRM du type campagne marketing (Microsoft Dynamics CRM),
  • rattachement en pièce jointe d’une documentation commerciale à des activités reliées à des comptes ou contacts (Microsoft Dynamics CRM),
  • contrôle de version et archivage de la documentation commerciale (Microsoft Office Sharepoint).

Catégories : Blog, Progiciels

Réussir l’analyse d’implémentation d’un progiciel

L’analyse relative à l’implémentation d’un logiciel de gestion constitue l’étape la plus importante au sein de ce type de projet. En effet, elle décrit précisément la façon dont l’application sera paramétrée afin de répondre aux besoins fonctionnels de l’entreprise.

De manière générale, les fonctions du logiciel existant doivent être reprises pour la plupart au sein du nouveau logiciel. Afin de s’assurer que cela est effectivement le cas, il convient donc en premier lieu d’obtenir une bonne compréhension du mode de fonctionnement du logiciel existant.

Ensuite, une check-list des sujets à aborder lors de l’analyse doit être préparée par avance. Elle doit inclure l’ensemble des fonctionnalités en vigueur dans le logiciel existant, ainsi que les fonctions incluses dans le nouveau logiciel.

Le rapport d’analyse

Cette analyse est formalisée au sein d’un rapport, qui doit être soumis à l’entreprise pour validation. Cette validation est essentielle pour les raisons suivantes :

  • le rapport d’analyse constituera alors le document de référence, sur lequel chacun des intervenants du projet s’appuiera,
  • ce rapport permettra de disposer d’une ligne directrice claire valable pour la suite du projet,
  • il permettra de définir précisément le planning d’intervention et les charges imputables à chaque acteur du projet.

Le rapport d’analyse nécessite un cadre précis, afin de s’assurer que tous les sujets ont bien été évoqués. En effet, un des écueils les plus classiques dans un projet est bien souvent l’ajout de fonctionnalités ou de flux de données, qui avaient été oubliées lors de la phase d’analyse.

Cela conduit inévitablement à des décalages en termes de planning, ainsi qu’à des charges supplémentaires non budgétées.

Le rapport d’analyse doit être découpé de manière claire, de façon à ce qu’il soit compréhensible et sans ambiguïté. Il est dans ce cadre préférable de disposer d’un modèle par type de logiciel. Par exemple, en ce qui concerne l’implémentation d’une application de gestion commerciale,  le découpage du document en ce qui concerne les fichiers de base peut être effectué de la façon suivante :

  • gestion des fichiers de base
  • gestion des articles,
  • gestion des clients,
  • gestion des fournisseurs,
  • gestion des tarifs de vente,
  • gestion des tarifs d’achat.