Systèmes d’information

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Est-il facile de choisir un progiciel ?

Contrairement aux idées reçues, choisir un progiciel n’est pas une chose si facile qu’elle peut en avoir l’air.

Assistance au choix de progiciels

Tout d’abord et comme toujours cela nécessite la rédaction préalable d’un cahier des charges. Pour ce faire, nous disposons d’une méthodologie éprouvée par de nombreuses années d’expérience.

Ensuite, la principale difficulté sera bien entendu d’arriver à faire la part des choses entre le discours commercial et les capacités réelles du produit. Outre le fait de faire la part des choses, il convient de pouvoir tracer tout ce qui sera dit dans les échanges avec les éditeurs ainsi que les modalités de choix.

La méthode AMJ-groupe de choix de progiciel comporte ainsi un double système de traçabilité.

L’autre grande difficulté à gérer concerne les appels incessants des éditeurs qui souhaitent savoir où en est leur dossier.

Autant d’éléments qui militent en faveur d’une assistance au choix de progiciels.

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Schémas directeurs informatiques (SDI)

Votre outil informatique ne sera véritablement performant que s’il fonctionne en phase avec les options stratégiques de votre Direction Générale.

Le schéma directeur informatique a pour point de départ la stratégie d’une entreprise ou d’une direction pour aboutir à la définition d’une cible en matière d’informatique et de système d’information.

Les principales étapes d’un schéma directeur informatique consistent à prendre connaissance de la stratégie, effectuer un bilan de l’existant, exprimer les besoins, définir des priorités, élaborer des scénarios cibles et à définir un plan d’action pour atteindre la cible retenue.

Enfin, le schéma directeur informatique présente l’ensemble des règles générales selon lesquelles cette informatisation doit être conduite, et suivie.

La méthode utilisée par AMJ est dérivée de la méthode RACINES (Rationalisation des Choix InformatiquES) du ministère de l’industrie.

Définissons ensemble une cible en matière de système d’information et d’informatique :

  • Schémas directeurs de fonctionnement,
  • Schémas directeurs informatiques stratégiques,
  • Schémas directeurs informatiques opérationnels,
  • Schémas directeurs micro et bureautique, …

Outre le fait de permettre d’aligner le système d’information sur la stratégie de l’entreprise, il permet de définir toutes les actions à mener sur les 2 à 3 ans à venir.

Il se termine notamment par le descriptif de chacun des projets avec un planning de mise en œuvre très concret et directement opérationnel.

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Urbanisme des systèmes d’information

Vous investissez massivement dans votre outil informatique mais vous avez le sentiment que son rendement n’est pas optimal.

Les missions d’urbanisme de système d’information ont pour but d’étudier et d’optimiser la réactivité, l’homogénéité et la cohérence globale de l’ensemble de votre système d’information.

De façon plus concrète, elles permettent de rationaliser les systèmes d’information et de les rendre plus souples.

Il s’agit principalement d’identifier les redondances d’informations (par exemple : référentiels clients multiples) afin de les réduire, voire de disposer de référentiels uniques. Il en est de même pour les applications qui doivent être uniques. La saisie des informations doit aussi être unique et se faire à la source (pas de redondances de saisies avec les risques d’erreur que cela présente).

Etant donné que l’environnement des entreprises évolue rapidement, elles se doivent d’être toujours plus réactives. Elles doivent donc pouvoir intégrer rapidement de nouveaux logiciels ou de nouvelles applications pour être capables de faire la différence face à la concurrence.

L’urbanisme permet donc au système d’information d’être plus réactif tout en restant cohérent dans son ensemble, ce qui correspond à un enjeu majeur.

En ce sens, l’urbanisme des systèmes d’information doit permettre à l’entreprise de disposer d’un système d’information qui soit à la fois fiable et en phase avec ses objectifs stratégiques.

Il permet au système d’information de s’aligner plus rapidement sur la stratégie. Néanmoins, la démarche qui permettra de définir le contenu des applications /logiciels à mettre en œuvre pour disposer d’un SI aligné avec la stratégie correspond à la démarche de schéma directeur informatique

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Etudes d’opportunité

« Est-il rentable d’investir dans ce projet ? »

Nous vous aiderons à évaluer l’intérêt de l’informatisation d’une activité donnée ou encore de la modification d’une organisation.

Nous vous aiderons à procéder à un premier recueil de besoins afin d’identifier les principales solutions techniques à l’aide de scénarios.

Nous examinerons ensemble les avantages et inconvénients et dresserons le retour sur investissement potentiel.

En effet, l’étude d’opportunité permet de commencer à formaliser :

  • les objectifs du projet,
  • son périmètre,
  • les principaux besoins.

Elle permet également de se prononcer de manière globale sur :

  • les solutions possibles avec leurs avantages et inconvénients,
  • les coûts associés,
  • les délais de mise en œuvre,
  • le retour sur investissement du projet.

De ce fait, elle permet d’aller au-delà de la simple expression de besoin des utilisateurs pour mieux cerner le projet, ses enjeux et ses perspectives de rentabilité.

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Sélection de progiciels

Nous pouvons vous assister dans le choix de vos systèmes et outils pour maîtriser et piloter votre dispositif informatique :

  • Choix technologiques (matériels, réseaux, etc.),
  • Étude de produits,
  • Recherches et choix de progiciels, …

Il s’agit là d’aider à rechercher et/ou trouver un progiciel qui permettra de répondre le mieux possible aux besoins exprimés. En effet, face à la multitude de produits généralement disponibles sur le marché les clients souhaitent souvent sous-traiter ou se faire aider dans les tâches suivantes :

  • Présélection de produits
  • Définition de critères de choix
  • Evaluation des produits
  • Elaboration d’une liste restreinte à 2 ou 3 produits
  • Aide au choix final

Ceci suppose néanmoins que les besoins du client aient déjà été formalisés par écrit. Dans le cas contraire, l’étude de choix devra être précédée de la rédaction d’un cahier des charges ou d’une expression des besoins.

La démarche d’AMJ-groupe possède plusieurs étapes qui permettent de restreindre progressivement le choix pour aboutir au produit le plus adapté. Elle se caractérise notamment par son haut niveau de formalisation ainsi que par sa traçabilité.

Elle permet ainsi d’expliquer à chaque étape les raisons des filtrages successifs. Elle permet également de formaliser les échanges avec les éditeurs afin de permettre de faire reposer les choix sur des éléments tangibles et opposables en cas de besoin. Son fil conducteur correspond ainsi à la réduction des risques et à la sécurisation du choix.

A ce titre, nous rappelons qu’AMJ-groupe est totalement indépendant de tout éditeur de progiciel ce qui vous garantie la plus grande objectivité dans les analyses qui seront effectuées et les choix qui en résulteront.

Conseil en informatique et systèmes d’information

Le conseil en organisation et systèmes d’information fait partie des toutes premières activités de AMJ GROUPE depuis la création de la société en 1986.

Aujourd’hui, nous assistons nos clients aussi bien dans leurs choix stratégiques en matière d’organisation et de systèmes d’information que dans la formalisation de leurs besoins, soit en maîtrise d’ouvrage soit en maîtrise d’œuvre.

Nous sommes principalement reconnus pour nos compétences dans le domaine de l’assistance à maitrise d’ouvrage et en particulier pour ce qui est des études d’opportunités, rédactions de cahiers des charges, assistance au pilotage de projets et recette. Domaines sur lesquels notre capitalisation depuis 20 ans nous apporte un réel savoir-faire que nous vous ferons partager. Nos méthodes d’intervention adaptées au contexte de nos clients et l’approche pragmatique de nos consultants expérimentés nous permettent de vous assurer le succès de nos missions. Par ailleurs, notre indépendance vis-à-vis de tout fournisseur de matériels et logiciels nous permet de vous garantir la totale objectivité de nos travaux et recommandations..

De façon plus ponctuelle, nous intervenons également dans d’autres domaines tels que la sécuritél’audit, les sélections de progiciels ainsi que les schémas directeurs et la rationalisation des systèmes d’information,

Nos prestations en matière de sécurité sont principalement tournées vers la rédaction de procédures, les PCA/ PRA ainsi que les cellules de crises et analyses de risques.

Enfin, nous intervenons dans le domaine de l’intégration de progiciels de façon générale mais avec des compétences plus spécifiques sur la gamme des produits SAGE.

Notre savoir faire est basé sur notre expérience mais pour chacun de ses domaines d’application respectifs il tient bien entendu aussi compte de l’état de l’art en la matière comme par exemple ITIL, l’IEEE 830, SWEBOK, COBIT,…. Les démarches éléborées par AMJ-groupe au fil de son expérience restent avant tout pratiques, opérationnelles et adaptables.

Nos clients sont essentiellement des grands comptes du secteur privé et public avec quelques PME.

Notre indépendance vis à vis des constructeurs et des éditeurs de logiciels ainsi que notre connaissance des organisations, renforcées par notre approche globale des architectures, nous permet d’orienter vos choix vers une meilleure intégration de vos objectifs d’entreprise. Ceci vous permettra de mieux rentabiliser et optimiser vos investissements informatiques, ce qui reste notre préoccupation première.

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Audit informatique

Parce que la performance de votre entreprise dépend de plus en plus de la performance de votre système d’information, nous réalisons pour vous des audits complets ou partiels afin de rechercher les dysfonctionnements en matière de système d’information, informatique ou organisation.

Nous intervenons sur :

  • Audit des applications opérationnelles,
  • Audit des projets nouveaux,
  • Audit de la maintenance,
  • Audit de la sous-traitance, …
  • Audit de la sécurité,
  • Audit de l’architecture,
  • Audit des télécommunications,
  • Audit de l’organisation générale,
  • Audit de la planification,
  • Audit de la performance et des procédures,
  • Audit des applications opérationnelles,

Nos missions s’appuient notamment sur des référentiels reconnus au niveau international tels que COBIT, ITIL, ISO 17799…et sont toujours adaptées au contexte de nos clients.

Elles se composent de trois grandes phases, une enquête préliminaire puis une analyse détaillée suivie d’une synthèse. L’enquête préliminaire permet notamment d’établir un premier contact avec le client et de dresser un planning de travail. Les investigations détaillées qui permettent de dresser un bilan de l’existant se composent des entretiens et tests ; le rapport final étant rédigé durant la phase de synthèse. Ce dernier présente généralement, les points forts, les points faibles avec les recommandations associées. Il est organisé selon un formalisme très précis.

Les missions pour un audit informatique sont très structurées et reposent à la fois sur des entretiens et des tests. Ces derniers sont particulièrement importants car ce sont eux qui devront systématiquement permettre de justifier les points faibles relevés.

Les missions de diagnostics sont moins formelles que les audits et visent à dégager des axes d’amélioration à la suite d’une analyse de l’existant. Ce type de mission se base essentiellement sur des entretiens individuels et des études de documents.

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Assistance à la rédaction d’appels d’offres et à la sélection de prestataires

AMJ GROUPE vous assiste à la rédaction de vos appels d’offres

Vous souhaitez passer un ou des appels d’offres pour la sélection d’un prestataire mais ne disposez pas nécessairement du temps nécessaire au processus de sélection ? Dans ce cas, AMJ GROUPE peut vous assister pour :

  • identifier les sociétés potentiellement susceptibles de répondre à vos attentes,
  • rédiger les documents relatifs à l’appel d’offres / appels d’offres tels que : cahier des charges, CCAP, CCTP,…
  • définir les critères de sélection et modalités de choix,
  • répondre aux questions des soumissionnaires,
  • analyser et évaluer les réponses fournies,
  • établir une liste restreinte,
  • recevoir les candidats en liste restreinte,
  • aider au choix final.

AMJ GROUPE peut prendre en charge tout ou partie de ces travaux. Cela vous permet de vous dégager d’un certain nombre de tâches qui s’avèrent souvent assez consommatrices de temps comme par exemple la gestion des appels des soumissionnaires (questions, état d’avancement,…), l’évaluation des réponses, la rédaction des documents d’évaluation avec les synthèses associées, la gestion des rencontres avec les prestataires en liste restreinte,….

AMJ GROUPE est déjà intervenu à de très nombreuses reprises pour des choix de prestataires, notamment dans les domaines suivants :

  • hébergement de sites web,
  • tierce maintenance d’applications,
  • développements informatiques,
  • choix de progiciels,
  • élaboration de sites web,
  • schéma directeur informatique.

De plus, nous pouvons également vous assister dans la négociation du contrat ainsi que dans le pilotage du prestataire vis-à-vis de la mission qui lui sera confiée. En effet, AMJ GROUPE  est aussi régulièrement intervenu dans des missions d’assistance au pilotage de prestataires.

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Comment trouver un prestataire au meilleur prix ?

Comment choisir un prestataire de développement ou de maintenance d’applications au forfait. Bien sûr nous possédons tous des processus de sélection de prestataires avec des grilles d’évaluation bien précises. Cependant, il est clair qu’avec l’expérience, les prestataires se sont habitués à répondre aux exigences toujours plus élevées en matière d’appels d’offres.

Aujourd’hui, dans un marché devenu extrêmement concurrentiel, force est de constater que certains prestataires pratiquent des prix particulièrement bas avec des offres particulièrement bien construites, ce qui dans toutes les grilles de sélection permet généralement d’être retenu à tous les coups.  La meilleure qualité au plus bas prix ! Qui résisterait à une telle proposition ?

Malheureusement, il n’y a pas de miracle et il est impossible d’obtenir le top de la qualité avec le prix le plus bas. La qualité, cela à toujours un coût minimum.

Ce type d’offre présage généralement de conflits ultérieurs importants entre le commanditaire et son fournisseur. En effet, d’une manière ou d’une autre, le prestataire retenu va chercher par tous les moyens à rattraper l’écart qui existe entre le prix qu’il a pratiqué et le niveau de qualité qu’il a promis. A titre d’exemple, j’ai encore récemment vu des prestataires de maintenance réduire au maximum leurs coûts de maintenance corrective et leurs coûts unitaires de maintenance évolutive mais multiplier par trois leurs estimations de charges de développement après avoir été retenus.

Bien entendu, il ne s’agissait pas de la maintenance du logiciel de gestion commerciale de la PME du coin de la rue. Il s’agissait d’un contrat de maintenance de plusieurs applications au sein d’un grand groupe international.

Ceci n’est qu’un exemple, et les astuces et moyens des prestataires pour se rattraper sont légion.

D’autres prestataires n’hésitent pas à promettre des livraisons dans des délais qui sont tout simplement irréalisables. Là également, les conflits sont souvent nombreux et les déceptions importantes…

C’est la raison pour laquelle, AMJ-groupe procède systématiquement à une estimation des charges et délais. Cela permet en effet de déterminer ce qui semble être un coût raisonnable dans un délai réaliste. De plus, AMJ-groupe possède ses grilles spécifiques d’évaluation qui tiennent compte de ces éléments.

Enfin, dès l’appel d’offres, AMJ-groupe intègre des critères de qualité de la prestation attendue ainsi que des éléments de pilotage et de contrôle.

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Un référentiel d’audit, pour quoi faire ?

Lors de mes différentes missions de conseil, il m’arrive souvent de prendre connaissance de divers rapports d’audit. Force est de constater que peu de rapports répondent réellement à ce que l’on pourrait qualifier de « Rapport d’audit ». En effet, la technique de l’audit informatique relève d’une démarche très précise. De nombreuses personnes confondent souvent diagnostic et audit voire même audit et rédaction de cahier des charges.

Le succès d’une mission d’audit dépend du respect d’un certain nombre de points. Parmi ces points, il en existe un en particulier qui me semble essentiel, à savoir le référentiel d’audit.

En effet, dans le cadre d’une mission d’audit, il est notamment nécessaire d’examiner et de contrôler la mise en œuvre de procédures qu’elles soient internes ou externes, ou le respect de normes.

Dans la pratique, l’expérience montre que les procédures sont souvent incomplètes et parfois mêmes inexistantes.

L’auditeur est aussi parfois amené à détecter l’origine d’un problème connu et à fournir des recommandations.

Dans tous les cas, l’auditeur doit être en mesure d’indiquer les procédures qui devraient exister et être appliquées afin de permettre d’améliorer la situation existante.

Le premier réflexe naturel de l’auditeur est de se baser sur son expérience et le bon sens afin de déterminer ce qui devrait exister.

Bien entendu, le réflexe de l’audité sera de démontrer qu’il travaille bien et que les propositions avancées par l’auditeur ne sont pas fondées et sont donc inutiles ou ne sont pas les bonnes.

L’informatique est un monde d’ingénierie dont les différents aspects sont régis par des règles bien spécifiques. Il est toujours possible de ne pas respecter certaines des règles. Par exemple : il est possible de mener a bien un projet informatique sans tenir de planning. Il est aussi possible de développer une application informatique qui fonctionne sans respecter aucune norme de codage. Avec un peu de chance, il se peut que les travaux se déroulent correctement.

Moins on se repose sur des règles et procédures plus les risques de problèmes et d’échecs sont importants.

Evidemment, plus on souhaite que les travaux se déroulent correctement, plus il est nécessaire de se conformer aux règles de l’art.

Si l’expérience et le bon sens sont bien évidemment des éléments importants dans les missions d’audit, ils sont loin d’être suffisants et c’est ici qu’intervient la notion de référentiel d’audit.

Un référentiel d’audit correspond à un recueil de règles, procédures et/ou bonnes pratiques reconnues au plan international et sur lequel l’auditeur pourra s’appuyer pour formuler ses recommandations. Dans le domaine de l’informatique, il en existe notamment deux qui sont particulièrement répandus, à savoir COBIT et ITIL.

Pour certains domaines informatiques bien spécifiques, il est également possible de s’appuyer sur des référentiels plus ciblés tels que par exemple l’ISO/CEI 27000 pour la sécurité de l’information.

Ces éléments permettent ainsi à l’auditeur de renforcer considérablement la pertinence de ses recommandations.

Maintenant, il est clair qu’il ne s’agit pas de prendre l’état de l’art pour le recommander au client. Il existe différents degrés de mise en œuvre que l’auditeur expérimenté saura déterminer de façon pertinente par rapport au contexte de son client.

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